Etwa alle zwei Monate landet dieselbe Mail in meinem Postfach. Sinngemäss: «Wir sind 30 Leute, das Budget ist knapp, könnten wir die Mitarbeiterfotos nicht einfach selbst machen?»
Die ehrliche Antwort lautet: ja. Und zwar auf fünf verschiedenen Wegen, die sich in Preis, Aufwand und Ergebnis deutlich unterscheiden.
Ich zeige dir alle fünf mit echten Preisen. Auch die, bei denen ich keinen Franken verdiene. Und gleich vorweg die Offenlegung: Einer der verglichenen Anbieter gehört mir. Ich sage dir bei diesem auch, wann er die falsche Wahl ist.
5 Wege zum Mitarbeiterporträt
Was es kostet und was du bekommst
Zum Vergleichen seitlich wischen
| Weg | Kosten | Qualität | Einheitlichkeit |
|---|---|---|---|
| Handy selbst | ca. CHF 0.– | − | − − |
| Schweizer Plattform | CHF 20.– bis 59.– pro Person | + | + + |
| Fotobox mieten | ab CHF 599.– pro Tag, unabhängig von der Personenzahl | + | + + |
| Reine KI | ab CHF 0.– mit Gratis-Tools, bis ca. CHF 60.– pro Person | + | o |
| Fotograf | ab ca. CHF 80.– pro Person plus Wegkosten. Teurer bei Einzelshootings, deutlich günstiger bei vielen Porträts | + + | + + |
+ + sehr gut + gut o durchschnittlich − schwach − − problematisch
Die 5 Wege in der Praxis
Zum Vergleichen seitlich wischen
| Weg | Bis fertig | Nachzügler | Kurz gesagt |
|---|---|---|---|
| Handy selbst | Tage bis Wochen | mühsam | + kostet nichts − wird selten fertig |
| Schweizer Plattform | Minuten bis Tage | eingebaut | + skaliert und verwaltet sich − liefert nur Köpfe |
| Fotobox mieten | sofort | nicht möglich | + günstig bei vielen Personen − alle müssen an einem Tag da sein |
| Reine KI | 1 bis 2 Stunden | einfach | + schnell und oft überraschend gut − Kennzeichnungspflicht in der EU |
| Fotograf | 1 bis 2 Wochen | planbar, mit Plattform automatisiert | + beste Bilder, mehr als nur Köpfe − höchster Preis |
Die Tabellen sagen dir noch nicht, was passt. Sie sagen dir nur, dass «selbst machen» nicht automatisch gratis ist und dass der günstigste Stückpreis nicht am Ende der günstigsten Rechnung steht.
Weg 1: Komplett selbst mit dem Handy
Moderne Smartphones können das technisch. Woran es scheitert, ist fast nie die Kamera.
So machst du es tatsächlich richtig
- Fenster mit Nordlicht suchen, keine direkte Sonne
- Person rund 1,5 Meter vor eine schlichte, helle Wand stellen
- Handy auf ein Stativ, exakt auf Augenhöhe, nicht von unten
- Immer dieselbe Wand, dasselbe Fenster, dieselbe Tageszeit
- Porträtmodus aus, der matscht die Ohren weg
- Eine einzige Person bedient die Kamera für alle. Wirklich alle.
Woran es in der Praxis kippt
- Person 1 vom Montagmorgen und Person 12 vom Donnerstagnachmittag sehen aus wie zwei verschiedene Firmen
- Der Nachzügler im November hat keine Chance mehr auf denselben Look
- Niemand fühlt sich zuständig, und nach acht Porträts schläft das Projekt ein
- Auf der neuen Website sind ausgerechnet die Gesichter das schwächste Element
Wenn du es trotzdem probierst: In den 12 Tipps für ein überzeugendes Business Porträt steht das Wichtigste zu Haltung, Licht und Bildausschnitt.
Weg 2: Schweizer Plattform, dein Team fotografiert sich selbst
Das Prinzip ist bei allen Anbietern ähnlich. Jede Person bekommt einen persönlichen Link mit Anleitung, macht das Foto selbst und lädt es hoch. Der Anbieter stellt frei, ersetzt den Hintergrund, retuschiert und liefert alles einheitlich zurück.
Die drei Schweizer Anbieter im Vergleich
PortraitFlow kostet CHF 20.– pro Person mit Abo und CHF 40.– ohne. Das optionale Jahres-Abo liegt zwischen CHF 10.– und CHF 110.– pro Monat, je nach Firmengrösse. Jedes Bild wird von einem echten Fotografen bearbeitet und freigegeben, es wird kein Gesicht generiert. Der Anbieter ist von Fotografen entwickelt und wird von Fotografen geführt, entsprechend lassen sich individuelle Wünsche und zusätzliche Features besprechen statt nur ankreuzen. Es ist zugleich das jüngste Angebot im Schweizer Markt.
Offenlegung: PortraitFlow ist mein eigenes Produkt. Ehrlich dazu: Unter 20 Mitarbeitenden lohnt sich der Standardprozess nicht, und eine direkte Anbindung an SAP oder Workday gibt es aktuell nicht.
betterPortrait aus Rheinfelden ist der industrialisierteste Anbieter. Flex kostet CHF 59.– pro Porträt, Light startet bei CHF 90.– pro Monat, Plus bei CHF 200.–, Enterprise bei CHF 490.–, jeweils exkl. MwSt. Dafür gibt es ISO 27001 und fixfertige Anbindungen an Abacus, Personio, SAP, Workday und SharePoint. Wenn deine IT-Abteilung ein Sicherheitsaudit verlangt, ist das die einfachste Antwort.
smartportrait aus der Ostschweiz kombiniert eine KI-Bildpipeline mit menschlicher Retusche und arbeitet unter anderem für Swisscom und Frontify. Die Preise sind nicht öffentlich, du bekommst sie auf Anfrage.
Wann sich das lohnt und wann nicht
Lohnt sich bei verteilten Teams, mehreren Standorten und laufender Fluktuation.
Der grösste Gewinn ist oft gar nicht der Preis, sondern die Organisation. Sobald dein Unternehmen so gross ist, dass du nicht mehr jede Mitarbeiterin und jeden Mitarbeiter persönlich kennst, wird die Verwaltung der Bilder zum eigentlichen Problem: Wer hat schon ein Foto? Welche Version ist die aktuelle? Wo liegt das Bild von der Kollegin, die letzten Herbst dazugekommen ist? Eine Plattform beantwortet das automatisch, weil ein klarer Prozess existiert und jedes Bild eindeutig einer Person zugeordnet bleibt. HR und Marketing müssen nicht mehr in Mail-Anhängen und alten Ordnern suchen.
Lohnt sich nicht bei acht Personen an einem Ort, und auch nicht, wenn du Bilder von echten Arbeitssituationen brauchst. Eine Plattform liefert Köpfe vor Hintergrund, mehr nicht.
Weg 3: Fotobox für einen Tag mieten
Bei die-fotokabine.ch mietest du die Mitarbeiter-Fotobox ab CHF 599.– pro Tag oder CHF 1699.– pro Woche, die passende Stoffwand kostet CHF 89.– extra. Aufbau in drei Minuten, Gesichtserkennung positioniert jeden Kopf an derselben Stelle, die Personalnummer landet automatisch im Dateinamen. Bei Dauermiete laufen die Bilder per SFTP direkt ins CRM.
Rechenbeispiel: 60 Mitarbeitende an einem Standort ergeben rund CHF 12.– pro Person plus Versand. Das ist der günstigste Weg im ganzen Vergleich.
Der Haken ist gross: Alle müssen an diesem einen Tag anwesend sein. Und die drei Neuen im März stehen dann ohne Box da.
Weg 4: Reine KI-Porträts aus Selfies
Dr. Headshot liefert 40 Bilder ab 29.99 Euro, ai-portrait.eu rechnet ab 18 Euro pro Person. Dazu kommen ChatGPT, Nano Banana und Konsorten, mit denen sich ein einzelnes Bild nach einer Porträtvorlage sogar gratis erzeugen lässt. Schnell, billig, und für ein einzelnes LinkedIn-Profil oft erstaunlich brauchbar.
Was seit dem 2. August 2026 gilt
Artikel 50 des EU AI Act ist in Kraft. Wer Deepfakes veröffentlicht, also täuschend echt wirkende Bilder von realen Personen, muss das klar und erkennbar offenlegen. Die Bussen reichen bis 15 Millionen Euro oder 3 Prozent des Jahresumsatzes. Und das betrifft dich auch als Schweizer Firma, sobald EU-Nutzer deine Website sehen können. Die Details findest du bei der EU-Kommission und in unserem Artikel zu den Bildrechten bei Mitarbeiterporträts.
Bezeichnend: Dr. Headshot empfiehlt im eigenen FAQ, bei kommerzieller Veröffentlichung die Kennzeichnungspflicht zu prüfen, und rät von der Nutzung für Ausweise ab.
KI-Bearbeitung ist nicht KI-Generierung
Die entscheidende Linie verläuft hier: Freistellen, Hintergrund tauschen und retuschieren auf einem echten Foto gilt als normale Bildbearbeitung. Ein neu erzeugtes Gesicht ist etwas grundlegend anderes. Dazwischen liegt eine Grauzone, etwa wenn eine KI aus einem schlechten Selfie eine neue Pose berechnet oder das Outfit austauscht. Rechtlich ist diese Zone noch nicht abschliessend geklärt.
Weg 5: Der Fotograf
Pro Person ist das die teuerste Variante, das bestreite ich gar nicht. Wobei sich der Stückpreis stark mit der Menge ändert: Ein einzelnes Porträt ist teuer, weil Anfahrt, Aufbau und Nachbearbeitung auf eine Person fallen. Bei zwanzig oder vierzig Personen am selben Tag sieht die Rechnung völlig anders aus.
Der Unterschied liegt weniger in der Technik als in der Erfahrung mit Menschen. Wer seit Jahren Porträts macht, weiss nach zehn Sekunden, ob jemand nervös ist, und was dann hilft. Ein gutes Porträt entsteht nicht durch die richtige Blende, sondern dadurch, dass jemand im richtigen Moment das Richtige sagt. Genau das kann keine App und keine Anleitung im Upload-Link leisten.
Dazu kommen drei Dinge, die keine der anderen vier Lösungen liefert: echte Teambilder statt Montagen, Bilder von Menschen bei der Arbeit, und die Möglichkeit, im selben Termin gleich Imagebilder und Social-Media-Content mitzunehmen.
Die Kombination aus beiden Welten
Am stärksten wird es, wenn du beides verbindest: den Fotografen für die Erstaufnahme des ganzen Teams, und danach eine Workflow-Plattform im Abo für alles Weitere. Bei PortraitFlow lässt sich genau das abbilden, weil ein Fotograf ein komplettes Shooting gesammelt hochladen kann und alle späteren Nachzügler danach im selben Look nachlaufen.
Du bekommst so das Beste aus beiden Welten: die Qualität und Menschlichkeit eines echten Shootings, plus eine saubere Verwaltung, die zwei Jahre später noch funktioniert. Das ist allerdings auch die teuerste aller Varianten.
Sinnvoll ist das vor allem dort, wo die einzelnen Mitarbeiterporträts im Marketing und in der Kommunikation wirklich arbeiten: bei Beratungen, Kanzleien, Arztpraxen, Treuhandbüros oder überall dort, wo Kundinnen und Kunden zuerst auf die Gesichter schauen und dann erst auf die Leistungen.
Eine Übersicht der Varianten und den Preisrechner findest du unter Mitarbeiterfotos und Mitarbeiterfoto-Preise.
Die Entscheidungs-Checkliste
- ☐ Wie viele Personen, und an wie vielen Standorten?
- ☐ Kommen unterjährig laufend neue Mitarbeitende dazu?
- ☐ Brauchst du nur Köpfe oder auch Bilder vom Arbeiten?
- ☐ Müssen die Bilder automatisch in ein HR-System oder CMS laufen?
- ☐ Wie stellst du sicher, dass die Porträts einfach zu organisieren und später auch wiederzufinden sind?
- ☐ Brauchst du automatisch verschiedene Formate oder unterschiedliche Hintergründe?
- ☐ Sehen EU-Besucher deine Website? Dann KI-generierte Porträts kritisch prüfen.
- ☐ Wer im Team ist wirklich zuständig, wenn niemand von aussen kommt?
Die Fragen fünf und sechs werden am häufigsten vergessen. Und genau daran scheitern die meisten Eigenbau-Projekte, nicht am Licht oder an der Kamera.